Aanpak vraaggestuurd implementeren

Aanpak Vraaggestuurd Implementeren

De aanpak vraaggestuurd implementeren is geen rocket science. Maar het is wel anders dan het aanbod gerichte implementeren van ICT in het onderwijs, zoals we dat al decennia doen.

Op deze pagina staat een aantal handreikingen die bij meerdere projecten waarbij de aanpak vraaggestuurd implementeren leidraad was, gehanteerd is.

Betrokkenheid en belangstelling van de leiding

Het is belangrijk dat topmanagement en opleidingsmanagers hun steun verlenen aan het project, niet alleen door het nemen van het initiatief tot het project, maar ook door het beschikbaar stellen van middelen, het geven van sturing, het tonen van belangstelling en stimuleren en ondersteunen van de projectleden.

Als de aanpak vraaggestuurd implementeren wordt gehanteerd is het belangrijk dat er een gemeenschappelijk en geaccepteerd doel is geformuleerd. In onderwijsorganisaties hebben topmanagement en opleidingsmanagers deze taak. En het is belangrijk dat zij dit doel en het belang van de aanpak vraaggestuurd implementeren uitdragen.

Een helder beschreven onderwijskundige doelstelling

Om tot een succesvolle implementatie en in gebruik name van bijvoorbeeld een digitale leer- en werkomgeving in het onderwijsproces te komen is het absoluut van belang dat er tot een voor het onderwijs personeel acceptabele doelstelling (duidelijk, haalbaar, …) wordt gekomen. Te denken valt hierbij aan het vergroten van het studiesucces, verbetering van de studeerbaarheid, flexibilisering, c.q. individualisering van het onderwijs, ondersteuning bieden bij struikelvakken, etc.

Aan deze onderwijskundige doelstelling kunnen natuurlijk management- of beleidsdoelstellingen ten grondslag liggen, bv vergroting marktaandeel deeltijd opleidingen of bieden van onderwijs met moderne hulpmiddelen.

Deze doelstelling dient gedragen te worden door het management en door de opleiding die het onderwijsproces wil verbeteren. Daarmee neemt het onderwijs de leiding van de gewenste verandering.

De aanpak vraaggestuurd implementeren helpt daarbij.

Het project is daarmee vooral een veranderkundig project en niet een IT implementatieproject.

Geen massieve aanpak

Het is verstandig om in een (beperkte) pilot ervaring op te doen met de aanpak vraagestuurd implementeren.

Een beperkte pilot gaat vanzelf zijn uitstraling krijgen binnen het domein, zeker als de nodige publiciteit wordt gegeven aan de resultaten ervan.

Successen moeten worden gevierd, maar grote en kleine tegenslagen moeten ook gewoon worden gecommuniceerd. Het gaat om een realistisch beeld.

Als de pilot succesvol is en de ondersteuners binnen het domein (onderwijskundige, domein functioneel beheerder) hebben ook hun kennis en ervaring opgedaan, kan de verbreding naar andere opleidingen en evt diensten binnen het domein starten.

Niet alleen het tastbare resultaat telt mee. Ook de aanpak vraaggestuurd implementeren dient geëvalueerd te worden.

Tijdige toekenning van voldoende middelen

Op basis van het plan van aanpak dienen voldoende middelen (tijd en geld) toegekend te worden om de doelstelling van het project te realiseren. Het gaat dan om:

• Tijd voor het uitvoeren van de projectactiviteiten.

• Geld voor de aanschaf van hardware.

Er moet rekening worden gehouden met het feit dat wanneer de extra capaciteit is toegekend, er met het beschikbaar krijgen van de juiste medewerkers nog enige tijd gemoeid kan zijn. Met het opstellen van planningen dient hier serieus rekening te worden gehouden. Met name de start van het cursusjaar is een lastige periode gebleken, bv in het geval de toeloop van studenten groter is dan verwacht.

Na realisatie van de projectdoelstellingen dient rekening te worden gehouden met extra capaciteit om de rol van Functioneel Beheerder van de DLWO te kunnen invullen.Ook mag niet vergeten worden om de begroting van volgende jaren ruimte op te nemen voor verbredingsprojecten

Inzet onderwijskundige ondersteuning

Samen met de Functioneel Beheerder vervult de Onderwijskundige een sleutelrol. De Onderwijskundige ondersteunt de projectleden bij het operationaliseren van de projectdoelstelling door bijvoorbeeld het opstellen van draaiboeken per vak, per blok.

In deze draaiboeken wordt expliciet gemaakt hoe het (nieuwe) onderwijsproces georganiseerd wordt en welke ondersteuning de DLWO daarbij zou moeten bieden. Idealiter biedt de DLWO een toegevoegde waarde die het mogelijk maakt de gekozen onderwijskundige doelstellingen beter te behalen dan zonder.

Pas daarna wordt gewerkt aan de inrichting van de DLWO zelf. Het veranderde onderwijsproces vormt het uitgangspunt. Met deze wijze van werken wordt dus bereikt dat het onderwijs het initiatief neemt en houdt.

Deze wijze van werken belichaamt de aanpak vraaggestuurd implementeren.

De Onderwijskundige vervult samen met de Functioneel Beheerder een belangrijke rol bij de workshops waarbij de onderwijsteams worden geïntroduceerd op de nieuwe werkwijze en op de ontworpen DLWO.

Het verdient aanbeveling dat de Onderwijskundige goed op de hoogte is met veel aspecten van e-learning.

Inzet Functioneel Beheerder DLWO

De Functioneel Beheerder (FB) vervult een sleutelrol en moet bij aanvang van het project direct inzetbaar zijn.

Eerst bij de initiële inrichting van de DLWO in het pilotproject en later bij de inrichting, ook tijdens eventuele vervolgprojecten. Maar na de projecten natuurlijk ook bij de ondersteuning bij het in gebruik nemen door de docenten en studenten en bij hun verdere gebruik.

Vanwege het leereffect is het belangrijk dat de FB tot de vaste formatie behoort. LET OP: deze functionaris is geen ICT ondersteuner. Deze functionaris moet het onderwijsproces goed kennen en in staat zijn om prioriteiten te kunnen stellen, die passen bij dat proces!

Ook de Functioneel Beheerder moet passen bij de aanpak vraaggestuurd implementeren.

Het verdient daarom dus aanbeveling deze functionaris binnen de onderwijskundige staf te positioneren en niet binnen bedrijfsvoering.

Betrek de werkvloer

Als er een ontwerp is van het nieuwe onderwijsproces, is het belangrijk om de docenten en andere sleutelfunctionarissen, zoals onderwijskundig projectleiders en blok- of vakcoördinatoren te betrekken bij de tussenresultaten (nieuw of aangepast onderwijsproces en nieuw ingerichte DLWO). Het wordt immers hun nieuwe omgeving.

Dit kan in de vorm van workshops. Het is belangrijk dat het team dat met de DLWO gaat werken zich uitspreekt over de werkbaarheid van het nieuwe proces en van de DLWO.

Organiseer de verandering als een project

De ontwikkelingen en implementatie van een nieuw onderwijsproces, ondersteund door een DLWO grijpt in in de dagelijkse routines binnen een opleiding. Dat is niet een activiteit die gemakkelijk naast of zelfs in de bestaande activiteiten ingepland kan worden.

Een helder beschreven plan van aanpak

Het is belangrijk dat de onderwijskundige doelstelling concreet wordt vertaald naar een aantal uit te voeren activiteiten die, wanneer met een positief resultaat afgerond, resulteren in het realiseren van de doelstelling.

Ervaren projectleiding

Het is gebleken dat resultaatgericht projectleiderschap belangrijk is. Ondersteuning en projectreview vanuit SI is mogelijk.Inrichten van een dergelijk project en het daarna sturen op het realiseren van de resultaten is een belangrijke taak voor een projectleider. De competenties die daar voor nodig zijn, zijn vaak geen standaard aanwezige competenties bij onderwijsmedewerkers. Externe inhuur is dan aan te bevelen. In dat geval geldt ook dat vreemde ogen dwingen en de kans op ‘out-of-the-box’ interventies is ook groter.De projectleider vormt een belangrijke factor in het creëren van een open cultuur en sfeer welke ook bijdragen aan het overwinnen van tegenslagen die onvermijdelijk ook zullen voorkomen. Het behoort tot zijn verantwoordelijkheid om de voortgang te bespreken met de opdrachtgever – veelal de eindverantwoordelijke (top)manager – en indien nodig bijstellingen in het plan, planning en/of begroting voor te stellen.

Evenwichtig samengestelde projectorganisatie

Zowel onderwijskundige kennis en ervaring (ontwikkel en operationeel) als kennis van de DLWO moet in de projectgroep vertegenwoordigd zijn of snel kunnen worden opgebouwd. De beoogd Functioneel Beheerder en de Onderwijskundige moeten bij aanvang deel uitmaken van de projectorganisatie. Het moet gaan om gemotiveerde mensen.Kennis van en ervaring met IT bij de onderwijsmedewerkers is geen vereiste. Een nieuwsgierige en explorerende attitude wel.

Maak het transparant

Doelstellingen, afspraken, inzet van middelen...Maak het transparant. Zorg er voor dat alle betrokkenen bij een dergelijk project weten waar ze aan toe zijn.

De projectgroep moet zijn eigen afspraken kennen en volgen en er verantwoording over afleggen. Leden van de projectgroep die met eigen werkgroepjes afspraken maken moeten ook goed vastleggen wie, wat wanneer oplevert. De projectgroep op zijn beurt legt weer verantwoording af aan de stuurgroep, opdat deze in de gelegenheid is om bij te sturen waar dat nodig is. Of om ambities bij te stellen als bepaalde zaken niet haalbaar blijken.

Vraagsturing zorgt voor een ‘lerende organisatie’

Docenten kunnen bij elkaar in de keuken kijken en managers kunnen ook zien hoe de docenten aan het werk zijn binnen de DLWO. Hierdoor is het mogelijk om te leren van elkaar. In een ‘open’ en ‘veilige’ omgeving is dat prettig maar in een sterk controlerende omgeving kan het onveilig werken.

Het 'zien eten doet eten' is een belangrijk principe bij de aanpak vraaggestuurd implementeren. Niet alleen de doelstelling die door de werkvloer zelf wordt vertaald naar een vernieuwde onderwijsaanpak is een belangrijke factor. Ook het voordoen en leren van elkaars ervaringen in deze is belangrijk gebleken. 'Dat wil ik ook...':)

© Paul van Uffelen 2018